Política de salas de reuniones grandes y salas de estudio

A. PROPÓSITO

El objetivo de la Política de salas de reuniones grandes y salas de estudio es proporcionar una base para un servicio equitativo a todos los usuarios que soliciten utilizar las instalaciones de la biblioteca y aclarar las responsabilidades tanto de la biblioteca como de sus usuarios con respecto al uso de las salas de reuniones y estudio de la biblioteca.

B. DEFINICIONES

SALA DE REUNIONES GRANDE– Por sala de reuniones grande se entiende cualquier sala de las sucursales de la biblioteca que pueda albergar un mínimo de 9 personas según la normativa de la biblioteca, y que deba ser reservada con antelación y aprobada por el personal autorizado de la biblioteca. La disponibilidad y el número de salas de reuniones grandes pueden variar según el tamaño y las necesidades de espacio.

ABIERTA AL PÚBLICO – Todo encuentro que tenga lugar en una sala de reunión grande, debe estar abierta para que cualquier miembro de la comunidad asista y participe. Estos encuentros no pueden ser reuniones, eventos o programas privados. Todas las personas deben ser bienvenidas a asistir.

SALA DE ESTUDIO: La sala de estudio se refiere a cualquier sala(s) dentro de las sucursales de la biblioteca que puede acomodar hasta 8 personas según las regulaciones del código de incendios, y que puede ser reservada por el usuario sin la aprobación previa del personal de la biblioteca. Las salas de estudio están disponibles en igualdad de condiciones si están libres y una vez que un usuario ha reservado una sala de estudio, está disponible para su uso privado. La disponibilidad y el número de salas de estudio pueden variar en función del tamaño y las necesidades de la biblioteca.

C. REGLAMENTO

La Biblioteca del Condado de Durham pone sus salas de reuniones grandes y salas de estudio a disposición de los grupos y organizaciones locales para su uso público legal de manera equitativa, independientemente de las creencias o afiliaciones de los individuos o grupos que solicitan su uso. Todas las reuniones, programas y eventos llevados a cabo en las salas de reuniones grandes deben ser gratuitos y abiertos al público. No se pueden cobrar ni solicitar tarifas, cuotas o donaciones a los asistentes a las reuniones mientras se encuentren en las instalaciones de la biblioteca o como requisito para asistir a las reuniones en dichas instalaciones. El permiso de la biblioteca para utilizar sus instalaciones no constituye una aprobación por parte del personal de la biblioteca, la Junta Directiva de la Biblioteca o la Junta de Comisionados del condado de Durham.

Las salas de reuniones y salas de estudio de la biblioteca no están disponibles para eventos privados como graduaciones, bodas, cumpleaños o fiestas de aniversario. Las salas de reuniones grandes no están disponibles para uso individual o para grupos de 8 personas o menos. Las salas de estudio pueden ser de uso individual o privado. Las salas de reuniones grandes y las salas de estudio no deben utilizarse como base de operaciones de ningún club, empresa u organización privada. Las reuniones no pueden exceder la capacidad de la sala. Si bien la capacidad máxima de una sala es establecida de manera aproximada por el jefe de bomberos, la capacidad real de la misma puede ser más limitada debido a la organización y preparación de esta, o a cuestiones de salud y seguridad. El personal de la Biblioteca del Condado de Durham se reserva el derecho de rechazar el uso de las salas de reuniones grandes o de pedir a los usuarios que se retiren si el número de personas en la sala excede la capacidad de la misma. La Biblioteca se reserva el derecho de rechazar cualquier reserva por cualquier motivo. Algunos espacios de las salas de reuniones de la Biblioteca Principal cumplen la Política de uso de instalaciones del condado de Durham respecto a tarifas y disponibilidad.

Se requiere una tarjeta de la Biblioteca del Condado de Durham válida y con todos sus privilegios para reservar una sala de reuniones o una sala de estudio. Las salas de reuniones grandes y las salas de estudio pueden reservarse en línea (durhamcountylibrary.org), por teléfono o en persona. Los usuarios solo pueden acceder a las salas de reuniones grandes y a las salas de estudio durante las horas de servicio de la biblioteca. Los usuarios no pueden ingresar a las instalaciones de la biblioteca antes de que esta abra o después de que cierre para organizar o preparar reuniones. Las salas no estarán disponibles si la biblioteca debe cerrar debido a inclemencias del tiempo u otras circunstancias. El acceso a las salas de reuniones grandes y a las salas de estudio sólo se permite durante el horario de la reserva; el tiempo de reserva debe incluir el tiempo necesario para organizar el espacio antes y después de su uso. Los usuarios que reserven las salas de reuniones grandes son responsables de la preparación, limpieza y desmontaje de su evento. Los usuarios deben devolver las salas de reuniones grandes y las salas de estudio a la configuración señalada en la sala. Los usuarios deben notificar a la biblioteca acerca de cualquier cancelación antes de la fecha de la reunión para que la sala pueda estar disponible para otros usuarios. Las reservas de las salas de reuniones grandes y de estudio terminarán, y los usuarios deberán concluir sus reuniones y salir de las salas, 30 minutos antes del cierre de la biblioteca. El incumplimiento de la Política de salas de reuniones y de salas de estudio puede tener como consecuencia la pérdida de privilegios del uso de salas.

D. ESTIPULACIONES

Salas de reuniones grandes

Las reservas no podrán realizarse con más de 30 días de antelación.
Hay un máximo de una (1) reserva por período de 30 días por usuario o grupo en cualquier momento en todo el sistema bibliotecario.
Las solicitudes de reserva deben incluir el nombre del usuario, número telefónico, dirección de correo electrónico, el nombre del grupo u organización y una descripción detallada del propósito de la reunión.
Las reservas se deben hacer con 72 horas de antelación para que puedan ser aprobadas.
Los usuarios deben cumplir con las directrices publicadas en las salas.
Los usuarios deben ser responsables de organizar, retirar, limpiar y devolver las salas a la configuración señalada en la sala.
Las reservas no pueden realizarse por fuera del horario de atención de la biblioteca. Los usuarios no pueden ingresar a las salas para organizarlas o limpiarlas antes o después de sus horarios de reserva.
Las salas de reuniones grandes deben ser para un grupo mínimo de 9 personas.

Salas de estudio

Las reservas no podrán realizarse con más de 30 días de antelación.
Las reservas se realizan para incrementos de 30 minutos.
Solo puede haber un máximo de dos horas de reservas totales pendientes por cliente o grupo en cualquier momento por sucursal.
Las reservas de las salas se pierden si la persona o grupo no ha llegado dentro de los 15 minutos del inicio programado de la reserva.
Los usuarios deben cumplir con las directrices publicadas en las salas.
Los usuarios son responsables de organizar, retirar, limpiar y devolver las salas a la configuración señalada en la sala.
Las reservas no pueden realizarse por fuera del horario de atención de la biblioteca. Los usuarios no pueden ingresar a las salas para organizarlas o limpiarlas antes o después de sus horarios de reserva.
Las salas de estudio tienen capacidad para 8 personas.

Aunque se hará todo lo posible para respetar las reservas, el Condado de Durham se reserva el derecho de cancelar una reserva debido a incumplimientos a esta política, otra mala conducta o si el Condado de Durham necesita utilizar las instalaciones para asuntos oficiales.

E. ESTRUCTURA DE LAS TARIFAS POR USO DE SALAS Y REFRIGERIOS

Salas de reuniones grandes

Organizaciones sin ánimo de lucro: Gratis, a menos que se sirvan refrigerios, en cuyo caso hay una tarifa de $25
Comercial/con fines de lucro: Reuniones de hasta cuatro horas: $100; Reuniones de más de cuatro horas: $200
Todas las tarifas de las salas de reuniones deben pagarse antes de ingresar a la sala.
Las tarifas de las salas de reuniones no son reembolsables.
Los usuarios que reserven una sala de reuniones grande aceptan la responsabilidad de los costos, incluidos las tarifas de los refrigerios (cuando corresponda), las tarifas para organizaciones con fines de lucro y los costos de limpieza y/o reparaciones adicionales debidos a los daños causados a la propiedad de la biblioteca.
No se pueden servir bebidas alcohólicas.
Las tarifas por alimentos, daños o uso de la sala que no se paguen se cargarán al número de tarjeta de la biblioteca asociado a la reserva.

Salas de estudio

Son gratuitas. No se permite ingresar alimentos.
Los usuarios que reserven una sala de estudio aceptan la responsabilidad de los costos de limpieza/reparaciones adicionales debidos a los daños causados a la propiedad de la biblioteca.

E. RESPONSABILIDAD

Es responsabilidad de todo el personal y de los supervisores de las instalaciones comprender esta política en su totalidad con el fin de garantizar que se aplique de manera justa y equitativa. Es responsabilidad del director adjunto y el subdirector de planeación e instalaciones, con el asesoramiento de la Junta Directiva interpretar, supervisar y recomendar actualizaciones a esta política. El director de la Biblioteca es la autoridad definitiva con respecto a las restricciones al uso de la biblioteca.

Entra en vigor partir de julio de 2023